O tutor presencial é responsável por fornecer suporte educacional e auxiliar os alunos em ambientes de aprendizado físico, como salas de aula ou centros de ensino, para garantir o sucesso acadêmico e a compreensão do conteúdo.

Nos âmbitos nacionais e regionais temos a frente desse planejamento e oferta a Administração Central (AC) e a Administração Regional (AR).

A execução dos cursos técnicos à distância acontecem por meio de períodos semestrais e com duração de 200 (duzentos) dias de trabalho anual escolar e são regidos pelo Calendário Escolar.

É no Calendário Escolar que está disposto o programa de oferta curricular, segundo previsto no Plano de curso, dentro do total de dias letivos, bem como as horas de trabalho escolar das unidades curriculares, designando assim a frequência obrigatória dos alunos.

Conforme determinação legal, o encerramento do período letivo somente ocorre quando garantido o cumprimento dos conteúdos curriculares, das cargas horárias e dos dias letivos.

As Coordenações Pedagógica e de Tutoria Regional são responsáveis pela conferência dos planos de aula, relatórios e diários de classe elaborados pelos tutores presenciais, observando, a compatibilidade entre os documentos, a carga horária ministrada e o conteúdo programático da unidade curricular.

Cabe às Administrações Regionais a responsabilidade de gerar, imprimir e entregar os certificados parciais e o diploma aos estudantes. A entrega pode ocorrer por meio de uma cerimônia oficial ou conforme a decisão de cada regional.

Os sistemas utilizados para a oferta e controle dos cursos técnicos profissionalizantes são: o Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) Capacitação e Acadêmico, Sistema de Informações da Educação Profissional (Sistec), Sistema Integrado de Gestão Educacional (Sige), Procseletivo e o Portal de cursos Senar e-Tec.

O Sistema Integrado de Gestão Educacional (Sige) é o sistema online de gerenciamento das atividades escolares do aluno nos cursos de formação técnica do Senar. Nesse sistema acontece o registro do calendário escolar, que abrange todas as atividades obrigatórias do aluno (a distância e presencial); os períodos de trancamento e destrancamento; a desistência; o pedido de regime domiciliar; e os processos de matrícula e rematrícula.

O sistema online Procseletivo tem por objetivo fazer a gestão do processo seletivo de ingresso dos alunos nos cursos de formação técnica do Senar. Nesse sistema, acontece a criação do calendário do processo seletivo para permitir a execução das etapas do processo seletivo, que são: inscrição dos candidatos, análise das inscrições, classificação/aprovação, recursos de inscrição e classificação e matrículas.

O Plano de Curso é composto pelas informações referentes aos objetivos do curso, requisitos, metodologias, formas de acesso, perfil profissional de conclusão, organização curricular, critérios e procedimentos de avaliação e certificação.

As apostilas impressas, videoaulas, podcasts, avaliações a distância, entre outros recursos relacionados às unidades curriculares de cada curso, serão disponibilizados no ambiente virtual de aprendizagem, conforme organização curricular de cada curso e respectivo calendário de oferta.

A Administração Central será responsável por produzi-las e distribuí-las às Administrações Regionais, levando em consideração a quantidade de matrículas e rematrículas efetivadas a cada semestre letivo. A Administração Regional tem a responsabilidade de entrega a cada aluno das apostilas e a distribuição aos polos de apoio presencial. O registro da entrega do material deverá ser comprovado por meio de assinatura dos alunos em declaração de recebimento. É importante que a Administração Regional informe à Administração Central quando do recebimento do material, sinalizando quaisquer divergências ou problemas eventualmente ocorridos.

É necessário que a Administração Regional estude e tenha ciência dos percentuais de atividades práticas de cada módulo e unidade curricular para planejar de forma antecipada os encontros presenciais no polo e no campo de prática. São considerados campos da prática: Universidades públicas ou privadas, propriedades rurais de parceiros ou dos próprios estudantes, empresas que atuam no ramo, cooperativas agrícolas e instituições de pesquisa.

As Administrações Regionais (ARs) são órgãos de execução descentralizada das ações de formação profissional rural e promoção social do trabalhador rural, com a função de cumprir e fazer cumprir as diretrizes emanadas do Conselho Deliberativo. Coube a esse colegiado fixar a política de atuação de cada Administração Regional e estabelecer as normas operacionais que regerão suas atividades, bem como fazer obedecer às diretrizes gerais.

A equipe de monitoria tem por atribuição o atendimento à distância aos alunos no que concerne às questões tecnológicas, relativas ao uso do ambiente virtual e demais tecnologias de apoio; bem como, subsidiar os tutores a distância e presencial, quanto à participação e desempenho dos alunos.

O principal objetivo do polo de apoio presencial é ser um espaço físico para atender a comunidade escolar. Para tanto, deve possuir estruturas (humana, física e tecnológica) adequadas que suportem o quantitativo de alunos e de turmas das ofertas de cursos da instituição. Nesse espaço os alunos irão se encontrar e desenvolver atividades de campo, avaliações e realizar os procedimentos administrativos.

Os documentos necessários são o Guia para habilitação de Polo de cursos a distância do Senar e a Ficha de Cadastro juntamente com as fotos do local e a habilitação dos polos será concedida pela Administração Central (AC) conforme o "Regulamento para criação e oferta de cursos e programas de educação técnica e tecnológica do Senar".

Em resumo, esse processo envolve a identificação do público-alvo, o uso de canais de comunicação efetivos, criação de materiais atrativos, campanhas de marketing digital, participação em eventos e parcerias estratégicas. O objetivo é alcançar um público amplo, informar sobre os cursos e despertar o interesse em ingressar na formação técnica oferecida pelo Senar.

A matrícula do candidato deve ser feita presencialmente na Secretaria Escolar do Polo de Apoio Presencial em que o candidato concorreu à vaga disponibilizada e foi aprovado em prazo estabelecido no edital do processo seletivo, com a documentação requerida.

É necessário que os estudantes tenham toda a documentação exigida atualizada e em conformidade, isso pode incluir RG, CPF, comprovante de residência, comprovante de conclusão do ensino médio (diploma e histórico). Os estudantes devem ser aprovados em todas as unidades curriculares (UC) do curso, atingindo a média mínima estabelecida. Além disso, é necessário cumprir a frequência mínima exigida para cada UC e que concluam com sucesso todas as UCs do curso técnico profissionalizante.